En El Financiero, empresa colombiana de dirección financiera externa para PYMES, escribimos estas notas. Cada una responde una pregunta que un dueño de empresa se hace de verdad: por qué vende bien y no tiene plata, por qué el banco le negó el cupo, cuánto salario asignarse, cuándo se puede contratar a alguien y qué tiene que mostrar una contabilidad para servir de algo.
El contador registra lo que ya pasó y cumple con la DIAN; el director financiero usa esa información para presupuestar y decidir lo que viene. Una PYME necesita las dos funciones, y le falta la segunda cuando nadie en la empresa puede responder cuánto va a haber en la cuenta bancaria dentro de doce semanas, cuál es el margen bruto de cada línea o qué salario aguanta la operación.
Cumplirle a la DIAN es obligatorio, pero una contabilidad armada solo para eso deja al dueño sin saber su margen. Donde todo se clasifica como gasto en la cuenta 5, sin cuentas de costo, no hay margen bruto que leer. Y fabricar pérdidas para no pagar renta cobra su precio después: en una empresa que lo hizo año tras año, cuando llegó el momento difícil no había capacidad de endeudamiento.
La utilidad se causa cuando usted factura; la caja se mueve cuando le pagan, y entre las dos cosas caben cuatro huecos: el plazo de cartera más largo que el que le da el proveedor, el inventario que deja plata quieta, la parte de la cuota del banco que amortiza capital y nunca pasa por la utilidad, y los impuestos que se declaran sobre lo facturado y se pagan en efectivo.
El analista de crédito nunca vio su empresa: vio los estados financieros que produce su contabilidad, y de ahí calcula margen y capacidad de pago. Una cuenta mal clasificada le cambia esas dos cifras y con ellas la decisión. A la socia de una empresa de estudios de mercado los bancos le abrieron un cupo que antes le habían negado, después de reclasificar las cuentas.
El salario del dueño es el costo del cargo que ocupa, no el reparto de lo que sobra. Se fija con dos cuentas: cuánto costaría reemplazar en el mercado la función que hoy hace, y cuánto de eso aguanta el flujo de caja proyectado a doce meses. El monto tiene que ser fijo, porque un monto fijo se puede presupuestar, auditar y defender ante un banco.
La decisión no se toma con el saldo de la cuenta bancaria, sino con tres números: el costo total del cargo, el margen de contribución de lo que ese vendedor va a vender y el tiempo que tarda en producir. De ahí sale cuánto tiene que vender para pagarse, desde qué mes, y qué hueco de caja hay que sostener mientras tanto.
Las notas explican el razonamiento; el trabajo empieza mirando sus números. Nuestro punto de entrada es el diagnóstico financiero, y en preguntas frecuentes están las dudas que aparecen antes de contratar.
